Ochrana osobných údajov

Poľnohospodárske družstvo podielnikov Kežmarok, Nad traťou 1, 060 01 Kežmarok, IČO: 00 199 702 Zapísané v Obchodnom registri Okresného súdu Prešov, Oddiel: Dr. Vložka: 108/P
Informácie o spracúvaní osobných údajov v Poľnohospodárskom družstve podielnikov Kežmarok

 

V súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov zo strany Poľnohospodárskeho družstva podielnikov Kežmarok ako prevádzkovateľa, ktorý vykonáva spracovanie osobných údajov, určuje účel a prostriedky spracovania osobných údajov, nesie zodpovednosť za toto spracovanie, týmto poskytujeme všeobecné informácie podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady ( EÚ ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov ( ďalej len Nariadenie ) a zákona 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov.

Rozdelenie Informácii:

  • Všeobecné informácie o spracúvaní osobných údajov v družstve
  • Poučenie o spracúvaní osobných údajov pre zmluvných partnerov družstva
  • Poučenie o spracúvaní osobných údajov na kontaktné osoby zmluvných partnerov družstva
  • Poučenie o spracúvaní osobných údajov návštevníkov Webovej stránky družstva a uchádzačov o zamestnanie
  • Poučenie o spracúvaní osobných údajov pre členov, majiteľov družstevných podielnických listov, prenajímateľov pôdy
  • Riziká a odporúčané postupy

Družstvo vykonáva aj ďalšie spracovanie osobných údajov, ale poučenie o týchto spracovaniach poskytuje adresne iba dotknutým osobám.

1. VŠEOBECNÉ INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV V DRUŽSTVE

Zásady spracovania osobných údajov

 

Pri spracúvaní osobných údajov rešpektujeme všetky práva dotknutých osôb, pričom družstvo dodržiava tieto  zásady:

  • osobné údaje sú spracúvané korektne, zákonne a transparetným spôsobom;
  • zhromažďovanie osobných údajov je vykonávané výhradne na legitímne účely a spracovanie je vykonávané spôsobom, ktorý je s týmito účelmi zlučiteľný;
  • pri spracúvaní osobných údajov sa obmedzujeme na nevyhnutné minimum, postačujúce pre naplnenie stanovených údelov;
  • k zabezpečeniu osobných údajov pri ich spracúvaní prijímame všetky rozumné a dostupné opatrenia;
  • spracúvame len presné a aktualizované osobné údaje, nepresné alebo nadbytočné údaje opravujeme alebo sú vymazané;
  • osobné údaje sa uchovávajú po dobu nevyhnutnú pre účely, na ktoré sa údaje spracúvajú;
  • spracúvanie osobných údajov prebieha spôsobom, ktorý zabezpečuje náležité zabezpečenie osobných údajov, vrátane ich ochrany pomocou vhodných technicko-organizačných opatrení pred neoprávneným, či protiprávnym spracúvaním, náhodnou stratou, zničením alebo poškodením.

 

Kategórie spracovaných osobných údajov

Pre nami stanovené účely spracovávame najmä tieto kategórie osobných údajov:

  • identifikačné a adresné údaje: meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, adresa (bydlisko, doručovacia alebo iné kontaktná adresa), u fyzickej osoby podnikateľa aj obchodné meno, aj dodatok pripojený k menu, miesto podnikania, IČO,
  • elektronické kontaktné údaje: telefón, mobilný telefón, fax, e-mailová adresa, ID dátové schránky,
  • iné elektronické údaje: IP adresa, lokačné údaje, údaje z internetového prehliadača zákazníka a pod.,
  • ďalšie údaje pre plnenie zmluvy: číslo bankového účtu, fakturovaná suma, atď.,
  • informácie o bonite a dôveryhodnosti: záznamy o plnení platobných povinností vrátane informácii z verejných registrov.

 

Spôsob získavania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje získavame od Vás, od tretích osôb, z verejne dostupných zdrojov alebo z vlastnej činnosti: Ak získavame osobné údaje od Vás, vždy Vás informujeme o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, či máte povinnosť poskytnúť osobné údaje a o možných dôsledkov ich neposkytnutia.

Od Vás:

  • na základe Vašej žiadosti a v rámci rokovania o uzavretí zmluvy;
  • pri telefonickej komunikácii;
  • pri osobnej alebo písomnej komunikácie s Vami, vrátane komunikácie elektronickými prostriedkami ( e-mail)

Od tretích osôb, najmä:

  • od orgánov štátnej správy, či tretích osôb pri plnení našich právnych povinností alebo na základe osobitných právnych predpisov;
  • od spolupráce s tretími osobami.

Z verejne dostupných zdrojov, najmä:

  • zo sociálnych sietí, internetu, ak údaje sami zverejníte;
  • z obchodného a živnostenského registra
  • z centrálneho registra exekúcii.

Z vlastnej činnosti:

  • pri hodnotení údajov, ktoré nám poskytujete v súvislosti s využitím našich produktov a služieb

 

Účely spracovania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje spracovávame iba v rozsahu potrebnom na daný účel a po dobu  nevyhnutne potrebnú pre plnenie dané účelu. Po splnení účelu môžeme Vaše osobné údaje spracovávať na iné účely, než na ktoré boli poskytnuté. O týchto iných účeloch Vás informujeme.

Vaše osobné údaje spracúvame najmä:

  • na účely uzatvorenia zmlúv, na účely plnenia zmluvy, ktorú sme s Vami uzavreli a pri vybavovaní Vašich žiadostí
  • na účely plnení našich právnych povinností
  • na účely evidencie členov družstva, oprávnených osôb, evidencie majiteľov družstevných podielnických listov, prenajímateľov, nájomcov a podnájomcov pôdy
  • na účely našich oprávnených záujmov.

 

 

Spôsob spracovania Vašich osobných údajov a ich zabezpečenie

Pri spracúvaní osobných údajov družstvo postupuje vždy tak, aby Vaše osobné údaje boli dobre zabezpečené a nemohli byť zneužité. Spracovanie osobných údajov môže byť aj manuálne aj automatizované.

Automatizované spracovanie prebieha v informačných systémoch družstva, poprípade v informačných systémoch našich sprostredkovateľov.

Vaše osobné údaje sú spracovávané predovšetkým príslušnými zamestnancami družstva, ktorí  k osobným údajom potrebujú mať prístup na plnenie svojich pracovných povinností a ktorí sú zaviazaní k zachovávaniu mlčanlivosti o všetkých skutočnostiach a údajoch, o ktorých sa dozvedeli pri výkone svojej práce.

Okrem toho majú prístup k Vašim osobným údajom aj zamestnanci našich sprostredkovateľov a to len v rozsahu potrebnom na výkon ich činnosti pre družstvo. So všetkými našimi sprostredkovateľmi uzatvárame písomnú zmluvu o mlčanlivosti pri spracúvaní osobných údajov, ktorá obsahuje záruky pre bezpečnosť Vašich osobných údajov.

 

Práva dotknutých osôb

Kedykoľvek počas spracovania Vašich osobných údajov, môžete využiť nasledovné práva:

  • právo na prístup k Vašim osobným údajom a na obstaranie kópie osobných údajov, ktoré o Vás spracovávame
  • právo na opravu a doplnenie Vašich osobných údajov v prípade, že o Vás spracovávame nesprávne alebo nepresné údaje,
  • právo na výmaz Vašich osobných údajov v prípade, že sú naplnené podmienky ustanovené právnymi predpismi,
  • právo na obmedzenie spracovania Vašich osobných údajov, keď na Vašu žiadosť môžeme za určitých legislatívou stanovených podmienok obmedziť nakladanie s Vašimi osobnými údajmi,
  • právo na prenesiteľnosť Vašich osobných údajov k inému prevádzkovateľovi v prípade, že spracovávame Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, alebo na účely plnenia zmluvy a zároveň je spracovanie automatizované,
  • právo na námietku proti spracovaniu osobných údajov, ak sú osobné údaje spracovávané na účely oprávnených záujmov družstva. V prípade, že vznesiete námietku, nebudeme spracovávať Vaše osobné údaje do tej doby, kým nepreukážeme závažné dôvody pre spracovanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami alebo právami a slobodami alebo určenie, výkon alebo obranu právnych nárokov. V prípade spracovania osobných údajov pre ponuku našich produktov a služieb, spracovanie Vašich osobných údajov z tohto titulu po vznesení námietky okamžite ukončíme.

Ak obdržíme žiadosť na uplatnenie Vášho hore uvedeného práva, budeme informovať žiadateľa o prijatých opatreniach bez zbytočného odkladu a v každom prípade do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Táto lehota sa môže v prípade potreby a vzhľadom na zložitosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace. Družstvo nie je v určitých prípadoch ustanovených Nariadením povinné úplne alebo čiastočne žiadosti vyhovieť. Bude to najmä v prípade, ak bude žiadosť zjavne nezmyselná alebo neprimeraná, resp. ak sa bude opakovať. V takýchto prípadoch môžeme

  • uložiť primeraný poplatok, zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo formou alebo s uskutočnením požadovaných úkonov alebo
  • odmietnuť žiadosti vyhovieť.

Ak obdržíme uvedenú žiadosť, ale budeme mať dôvodné pochybnosti o totožnosti žiadateľa môžeme ho požiadať o poskytnutie dodatočných informácii, potrebných na potvrdenie jeho totožnosti.

Informácie o tom, že u nás subjekt údajov uplatnil svoje práva a ako sme jeho žiadosť vybavili, si primeranú dobu (zvyčajne 3-4 roky) uložíme na účel dokladovania tejto skutočnosti, na štatistické účely, zlepšenie našich služieb a na ochranu našich práv. V prípade, keď sa dotknutá osoba domnieva, že družstvo spracováva jeho osobné údaje neoprávnene, či inak porušuje jeho práva, má právo podať sťažnosť na dozorný orgán (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava) alebo má právo požiadať aj o súdnu ochranu. Družstvo nevykonáva žiadne rozhodovanie založené výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré by mohlo mať pre dotknuté osoby právne účinky.

2. POUČENIE S SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV PRE ZMLUVNÝCH PARTNEROV DRUŽSTVA

 

Toto poučenie zahŕňa základné zásady spracovania osobných údajov zo strany družstva, ak ide o osobné údaje skutočných alebo potenciálnych zmluvných partnerov – fyzických osôb.

Prehľad spracúvaných (typov) údajov a ich zdroje.

Osobné údaje zmluvných partnerov – fyzických osôb (ďalej len „partner˝), ktoré bude družstvo spracovávať, zahŕňajú predovšetkým údaje poskytnuté týmito osobami, (obvykle meno, priezvisko, miesto podnikania, IČO, DIČ, číslo účtu, kontaktné údaje (e-mailovú adresu, telefónne číslo), dátum narodenia, údaje uvedené v zmluve, číslo OP, fakturácia  a platba (dlžnej sumy), údaje o prebiehajúcom plnení a komunikácia s partnermi (alebo s ich zamestnancami). V súvislosti s komunikáciou s partnerom si družstvo môže ukladať aj niektoré technické údaje, teda čas vykonanej komunikácie s partnerom a IP adresu, z ktorej bude zaslaná.

Účely spracovania

Hlavným účelom spracovania osobných údajov zmluvného partnera bude uzatvorenie a plnenie uzatvorenej zmluvy. V tejto súvislosti sa budú údaje naďalej používať na evidenciu a riadne plnenie zmluvných vzťahov družstva, pre kontrolnú činnosť našich zamestnancov, na štatistické účely, ďalší rozvoj služieb družstva a to buď služby, ktorá sa týka uzavretej zmluvy alebo vnútorných administratívnych postupov v družstve, k vymáhaniu pohľadávok a na ochranu práv družstva a tretích osôb (napr. ďalších zmluvných partnerov), najmä pred protiprávnou činnosťou. Údaje (najmä získané z komunikácie s partnerom, ako je IP adresa, čas komunikácie) budú používané aj za účelom IT bezpečnosti družstva.

Osobné údaje partnera užívané družstvom budú použité za účelom plnenia jeho právnych povinností, najmä predpisov upravujúcich vedenie účtovníctva a daní, predpisov týkajúcich sa ochrany osobných údajov ( a to partnera, či osôb za neho konajúcich).

Právny základ spracovania

Právnym základom spracovania osobných údajov partnerov je nevyhnutnosť plnenia zmluvy, vrátane vymáhania vzniknutých pohľadávok, oprávnené záujmy družstva, podmienené záujmom na evidenciu zmluvných vzťahov a záujmov na ochrane ich práv protiprávnej činnosti, vrátane IT bezpečnosti a ďalší rozvoj produktov a služieb družstva a tretích osôb najmä ďalších zmluvných partnerov podieľajúcich sa na plnení, na ktorom s bude podieľať aj partner) a plnenie zákonných požiadaviek (najmä prevencia mimozmluvnej činnosti), plnenie požiadaviek podľa predpisov o ochrane osobných údajov (najmä Zákon a Nariadenie, vedenie účtovníctva a plnenie povinností podľa daňových predpisov.

Právo na námietku

Pokiaľ je právnym dôvodom na spracovanie osobných údajov partnera oprávnený záujem družstva (ide najmä o spracúvanie údajov na účely IT bezpečnosti, na štatistické účely a ďalší rozvoj dodávateľsko-odberateľských vzťahov družstva a ochranu práv družstva a tretích osôb), má partner z dôvodov týkajúcich sa jeho konkrétnej situácie právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracovaniu osobných údajov, V takom prípade nebude družstvo takéto osobné údaje ďalej spracovávať, ak nebudú dané závažné oprávnené dôvody pre spracovanie, ktoré prevážia nad záujmami partnera alebo jeho právami a slobodami, alebo ak nebudú spracovávané pre určenie, výkon alebo obranu právnych nárokov.

Námietku proti spracovaniu môže partner vzniesť prostredníctvo kontaktných údajov uvedených nižšie alebo prostredníctvom e-mailu pdpkez@sinet.sk . V e-maile prosíme uviesť konkrétnu situáciu, ktorá vedie k záveru, že by družstvo  nemalo spracovávať.

Doba, po ktorej budú údaje spracovávané

Osobné údaje budú spracovávané po primeranú dobu s ohľadom na účel spracovania (napr. zmluvy budú štandardne evidované po dobu 10 rokov od ich zániku). Ak je doba spracovania stanovená legislatívou, budú osobné údaje spracovávané po takú dobu, pokiaľ ďalej uvedené dôvody neodôvodnia dlhšiu dobu spracovania.

Pri určení primeranosti doby spracovania osobných údajov sa bude vychádzať najmä z týchto hľadísk:

  • dĺžky premlčacej doby,
  • pravdepodobnosti vznesenia právnych nárokov,
  • obvyklých postupov na trhu,
  • pravdepodobnosti a významu hroziacich rizík
  • prípadných odporúčaní dozorných orgánov

 

Aktualizácia údajov

Za účelom aktualizácie údajov je možné družstvo kontaktovať na nižšie uvedených kontaktoch, najlepšie  e-mailom na pdpkez@sinet.sk.

 

Spracovanie osobných údajov a jeho následky

Väčšina spracovania údajov prebieha počítačovo, takže Vaše údaje budeme zvyčajne spracovávať v počítačovom systéme (napr. aplikácie Outlook, pokiaľ ide o e-maily, v našom účtovnom systéme, pokiaľ ide o údaje potrebné pre fakturáciu a pod.) Tým samozrejme nie je vylúčené ani spracovanie písomnosti v kartotékach, ako je systém pre uloženie papierových zmlúv, ktoré si vedú jednotliví zamestnanci.

Družstvo bude osobné údaje spracovávať najmä vo svojich počítačových systémoch a počítačových systémov sprostredkovateľov. Písomnosti bude družstvo spracovávať vo  svojej kartotéke. Poskytnutie spracovaných údajov zo strany partnera je dobrovoľné (avšak bez poskytnutia určitých údajov nebude zmluva uzatvorená a v niektorých prípadoch sú následne niektoré údaje vyžadované zákonom, najmä predpisy o účtovníctve).

 

Rodné číslo

Vaše rodné číslo budeme spracovávať, ak ho sami dobrovoľne na zmluve , alebo ak si to bude vyžadovať právny predpis ( ak to nie je stanovené výslovne právnym predpisom, družstvo netrvá na tom, aby ste Vaše rodné číslo na zmluvu uvádzali).

V prípade, že partner – fyzická osoba poskytne družstvu na základe alebo v súvislosti s uzatvorenou zmluvou údaj o rodnom čísle, súhlasí ako nositeľ rodného čísla v zmysle §5 písm. a) zákona s tým, aby družstvo jeho rodné číslo využívalo na účely evidencie zmlúv, poskytnutých plnení a ochranu práv družstva, aby ho na tento účel archivovalo, spracovávalo a užívalo. Akékoľvek odvolanie súhlasu podľa tohto článku nemá vplyv na oprávnenie družstva na spracovanie informácii a údajov, ktoré vyplývajú z príslušných právnych predpisov alebo na iné účely, iba ak by bolo výslovne ustanovené inak.

 

Prenos osobných údajov iným osobám ( príjemcovia osobných údajov )

Družstvo nemusí vykonávať všetky spracovania osobných údajov. V prípade potreby si môže najať sprostredkovateľa spracovania osobných údajov. Vybraní sprostredkovatelia musia byť dostatočne dôveryhodní. Družstvo môže sprístupniť osobné údaje tretím osobám iba v prípadoch, keď jej to bude ukladať  alebo umožňovať právny predpis alebo so súhlasom partnera.

Družstvo sprístupňuje osobné údaje len v obvyklom rozsahu sprostredkovateľom či iným príjemcom – dodávateľom externých služieb ( programátorské, podporné technické služby, dodávatelia počítačových systémov, zdravotná služba, OZBP).

Ďalej môžu byť osobné údaje sprístupňované v nevyhnutne potrebnom rozsahu právnym, ekonomickým a daňovým poradcom, audítorom, ktorí ich spracovávajú za účelom poskytovania poradenských služieb. Osobné údaje, týkajúce sa dlžníkov, môžu byť sprístupnené aj spoločnosti, poskytujúcej poistenie pohľadávok, či iným spoločnostiam za účelom vymáhania pohľadávok.

Na vyžiadanie, či v prípade podozrenia na porušenie zákona, môžu byť osobné údaje poskytnuté aj orgánom verejnej správy.

 

Prenos osobných údajov do cudziny

Podľa Nariadenia platí zásada voľného pohybu osôb v Európskej únii ( EÚ), Nariadenie obmedzuje prenos osobných údajov do cudziny mimo EÚ. Družstvo obvykle osobné údaje do cudziny neodovzdáva. Ak by družstvo odovzdávalo osobné údaje mimo EÚ, bude v prípade nutnosti o tom vhodným spôsobom informovať dotknuté osoby.

 

3. POUČENIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV NA KONTAKTNÉ OSOBY ZMLUVNÝCH PARTNEROV DRUŽSTVA

V rámci spracovania osobných údajov aktuálnych alebo potenciálnych zmluvných partnerov, spracováva družstvo aj údaje o ich kontaktných osobách ( napr. ich štatutárnych orgánoch, zamestnancoch, ktorí spolupracujú, rokujú  s družstvom).  V rámci týchto údajov, sú obvykle spracované údaje ako meno, priezvisko, e-mailová adresa, pracovná pozícia, tel. číslo a pod., tieto údaje sú spracované na rovnaké účely a v rozsahu a dobou trvania ako údaje zmluvných partnerov. Zamestnanci družstva si môžu viesť aj vlastné zoznamy kontaktných osôb ( telefónny adresár, vizitky, e-mailové adresy a pod.) Ak prebieha komunikácia z firemných  zariadení, sú ukladané počas primeranej doby za účelom riadneho vyúčtovania telekomunikačných služieb, ochrany práv družstva, prípadného rozlíšenia medzi súkromnými a pracovnými hovormi. Prístup k týmto údajom má administrátor systému  a zamestnanec, z ktorého zariadenia komunikácia prebehla.

4. POUČENIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV NÁVŠTEVNÍKOV WEBOVEJ STRÁNKY DRUŽSTVA A UCHÁDZAČOV O ZAMESTNANIE

Toto poučenie  sa vzťahuje na všetky osobné údaje, ktoré družstvo zhromažďuje, keď ste s ním v kontakte, pri návšteve jeho webovej stránky, pri využití zákazníckej linky, alebo keď komunikujete s družstvom ako uchádzač o zamestnanie, zákazník družstva, dodávateľ alebo obchodný partner.

 

Informácie pre dotknuté osoby pri získavaní osobných údajov

Na účely poučenia sa za dotknuté osoby považujú fyzické osoby – návštevníci web stránky družstva, uchádzači o zamestnanie a ďalšie fyzické osoby, ktoré družstvu poskytnú svoje osobné údaje.

Účely spracúvania a právny základ

Pri účeloch spracúvania Vašich osobných údajov rozlišujeme, či ide o údaje poskytnuté v prípade, ak chcete byť informovaní o záležitostiach týkajúcich sa činnosti družstva, alebo či ide o údaje, ktoré poskytnete v životopise, ak máte záujem pracovať v družstve. Osobné údaje – vaša e-mailová adresa je poskytnutá pre prípad, ak chcete byť informovaní o záležitostiach týkajúcich sa činnosti družstva. Právnym základom tohto spracúvania sú oprávnené záujmy družstva, ktoré predstavujú komunikáciu so zákazníkmi, potenciálnymi zákazníkmi, obchodnými partnermi.

Vaše osobné údaje – meno, priezvisko, adresa trvalého bydliska, korešpondenčná adresa telefónne číslo, e-mail, dátum narodenia, vzdelanie, iné oprávnenia, ktoré zašlete na našu e-mailovú adresu: pdpkez@sinet.sk, sa spracúvajú za účelom výberu vhodného kandidáta na voľné pracovné miesto, kontaktovania a pozvania vybraného uchádzača na pracovný pohovor. Právnym základom spracúvania takýchto osobných údajov je oprávnený záujem družstva, ktorým je prijatie kvalifikovaných zamestnancov na príslušné pracovné pozície. Vyššie uvedené osobné údaje nie sú poskytované iným príjemcom a družstvo ich neprenáša do tretích krajín, ani do medzinárodných organizácií.

Doba uchovávania údajov

Družstvo uchováva osobné údaje tak dlho, ako je to nutné na naplnenie jednotlivých účelov spracúvania, zasielanie vami vyžiadaných odpovedí  alebo ako to vyžadujú jednotlivé právne predpisy.
Vaša e-mailová adresa (ako osobný údaj) bude družstvom uchovávaná po dobu zasielania vami požadovaných informácií o záležitostiach týkajúcich sa činnosti družstva. E-mailová adresa sa nearchivuje ani neeviduje –  družstvo ju po vybavení vymaže zo svojich databáz.
Osobné údaje uvedené v životopise družstvo neuchováva, ak pre uchádzača nenájde vhodné pracovné miesto – vymaže ho zo svojich databáz.

 

Vaše práva
Družstvo spracúva Vaše osobné údaje, v zmysle nariadenia GDPR a zákona o ochrane osobných údajov,  ako dotknutá osoba máte nasledovné práva:

  • Právo požadovať od družstva prístup k Vašim osobným údajov – máte právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto údajom a potrebné informácie.
  • Právo na opravu osobných údajov – na základe Vašej žiadosti družstvo bez zbytočného odkladu opraví Vaše nesprávne osobné údaje, prípadne doplní Vaše neúplné osobné údaje.
  • Právo na vymazanie Vašich osobných údajov – máte právo dosiahnuť, aby družstvo bez zbytočného odkladu vymazalo Vaše osobné údaje a družstvo je povinné vymazať osobné údaje v prípadoch ak,
  • osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali,
  • odvoláte súhlas so spracúvaním osobných údajov (a neexistuje iný právny základ pre

spracúvanie),

  • namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov,
  • Vaše osobné údaje sa spracúvali nezákonne;
  • osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva EÚ alebo

práva SR,

  • osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti na základe

súhlasu zákonného zástupcu dotknutej osoby mladšej ako 16 rokov.

  • Právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov – máte právo, aby družstvo obmedzilo spracúvanie, ak nastane jeden z prípadov
  • napadnete správnosť osobných údajov,
  • spracúvanie je protizákonné a namiesto vymazania údajov požiadate o obmedzenie ich

použitia

  • družstvo už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich vy na

preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov

  • ak ste namietali voči spracúvaniu a obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov

potrvá do overenia, či oprávnené dôvody spoločnosti prevažujú nad vašimi oprávnenými

dôvodmi.

  • Právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov – máte právo kedykoľvek namietať, z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej spoločnosti, alebo ktoré je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov družstva, vrátane namietania proti profilovaniu. Družstvo nebude ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
  • Právo na prenos osobných údajov – máte právo získať Vaše osobné údaje, ktoré ste poskytli spoločnosti, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Toto právo si môžete uplatniť len, ak sa spracúvanie osobných údajov zakladá na Vašom súhlase alebo je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou a ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.

Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne ovplyvňujú.
Ak je spracúvanie vašich osobných údajov založené na Vašom súhlase so spracúvaním, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho z vami poskytnutého súhlasu pred jeho odvolaním.
Vaše vyššie uvedené práva ako aj odvolanie súhlasu si môžete uplatniť písomne, zaslaním žiadosti na adresu sídla družstva alebo elektronicky, zaslaním Vašej žiadosti na e-mailovú adresu:pdpkez@sinet.sk
Na uvedenú adresu môžete zaslať aj iné otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov.

V prípade, ak dôjde k porušeniu ochrany osobných údajov v našom družstve, ktoré by mohli viesť k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, družstvo bez zbytočného odkladu oznámi porušenie ochrany osobných údajov dotknutej osobe. Zároveň máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov, v prípade ak družstvo nebude riadne dodržiavať práva dotknutej osoby.

Ďalšie informácie

Poskytovanie Vašich osobných údajov uvedených v zaslanom životopise uchádzača predstavuje požiadavku potrebnú na uzatvorenie (pracovnej) zmluvy. Tieto osobné údaje ste družstvu povinní poskytnúť, aby ste boli vybraní a oslovení ako vhodný kandidát na voľné pracovné miesto v družstve. Ak družstvu neposkytnete požadované osobné údaje, nebudete môcť byť zaradení do výberového konania a nedôjde ani k založeniu pracovného pomeru.

Družstvo nebude prijímať rozhodnutia s právnymi účinkami vzťahujúce sa na dotknuté osoby založené výlučne na automatizovanom spracúvaní (vrátane profilovania). Pri prijímaní rozhodnutí týkajúcej sa dotknutej osoby bude vždy prítomný aj personálny prvok v podobe personalistu družstva, predsedu družstva, či vedúceho určitého útvaru.

Družstvo dodržiava pri spracúvaní osobných údajov zásady spracúvania osobných údajov a zodpovedá za súlad spracúvania osobných údajov s týmito zásadami.

Zásadami spracúvania osobných údajov sú:

  • zásada zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti– osobné údaje musia byť spracúvané zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne vo vzťahu k dotknutej osobe;
    • zásada obmedzenia účelu – osobné údaje musia byť získavané na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmito účelmi, ďalšie spracúvanie na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či štatistické účely sa nepovažuje za nezlučiteľné s nezlučiteľné s pôvodnými účelmi;
    • zásada minimalizácie údajov – osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na rozsah, ktorý je nevyhnutný vzhľadom na účely, na ktoré sa spracúvajú;
    • zásada správnosti – osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované; musia sa prijať všetky potrebné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bezodkladne vymažú alebo opravia;
    • zásada minimalizácie uchovávania – osobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú;
    • zásada integrity a dôvernosti – osobné údaje musia byť spracúvané spôsobom, ktorý zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení.

5. POUČENIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV PRE ČLENOV, PRENAJÍMATEĽOV PôDY

Dotknutá osoba

Dotknutou osobou sú členovia družstva, nečlenovia družstva, majitelia družstevných podielnických listov, prenajímatelia poľnohospodárskej pôdy, nájomcovia, podnájomcovia poľnohospodárskej pôdy, nakoľko družstvo spracúva Vaše osobné údaje, ako meno, priezvisko, dátum narodenia, popr. rodné číslo, adresa trvalého  bydliska, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, číslo bankového účtu a pod.

Účel spracovania a právny základ

Pri jednotlivých účeloch, na ktoré družstvo spracúva Vaše osobné údaje rozlišuje, či ste členom družstva, majiteľom družstevných podielnických listov, prenajímateľom, nájomcom, podnájomcom poľnohospodárskej pôdy.

Členom družstva spracúva osobné údaje prevádzkovateľ za účelom vedenia evidencie členov, zvolávania  na členskú schôdzu, plnenia si povinnosti a uplatňovania si práv, ktoré Vám vyplývajú z členstva. Vaše osobné údaje sú spracované na základe plnenia si zákonných povinností prevádzkovateľa, ako aj na riadne plnenie zmluvného vzťahu, ktorého ste ako člen družstva druhou stranou.

Majiteľom družstevných podielnických listov, či už ako člen alebo nečlen družstva, spracúva prevádzkovateľ osobné údaje za účelom vedenia evidencie majiteľov družstevných podielnických listov, vydávania  podielnických listov, ako aj plnenia si povinností a uplatňovania práv spojených s podielnickým listom v zmysle právnych predpisov a Stanov družstva. Právnym základom spracúvania je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú najmä zo zákona 42/1992 Zb. o úprave majetkových vzťahov a vysporiadaní majetkových nárokov v družstvách, Obchodného zákonníka a násl. predpisov.

Ak ste súčasným alebo potenciálnym prenajímateľom alebo nájomcom , podnájomcom poľnohospodárskej pôdy, s ktorým má prevádzkovateľ uzatvorenú zmluvu o nájme, podnájme poľnohospodárskej pôdy alebo má v záujme uzatvoriť takúto zmluvu, Vaše osobné údaje spracúva za účelom vedenia evidencie vlastníkov, prenajímateľov, nájomcov, podnájomcov, vyúčtovania nájomného, kontaktovania Vás s návrhom na uzatvorenie zmluvy, riadenia vzťahov s prenajímateľmi, nájomcami, podnájomcami pôdy, plnenia si povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu s Vami.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je predovšetkým nevyhnutnosť na plnenie zmluvy o nájme poľnohospodárskej pôdy, ktorej ste druhou zmluvnou stranou. Ďalším právnym základom na spracúvanie osobných údajov je riadne plnenie si zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúce mu najmä zo zákona o nájme poľnohospodárskych pozemkov, Občianskeho zákonníka alebo zákona o katastri nehnuteľnosti.

Príjemca Vašich osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje pre vlastné potreby a plnenie si zmluvných a zákonných povinností. Okrem toho môže prevádzkovateľ poskytnúť Vaše osobné údaje svojim zmluvným partnerom, ktorí pre prevádzkovateľa zabezpečujú služby v oblasti účtovníctva, práva, auditu, či iných služieb, evidenciu a vydávanie družstevných podielnických listov.

Prevádzkovateľ neprenáša Vaše osobné údaje do tretích krajín ani do medzinárodných organizácii.

Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ uchováva Vaše osobné údaje vo forme, ktorá umožňuje Vašu identifikáciu tak dlho, ako je to nutné na plnenie jednotlivých účelov spracúvania. Osobné údaje sú uchovávané po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi a k ak doba uchovávanie nie je v právnom predpise priamo uvedená, osobné údaje bude prevádzkovateľ uchovávať po dobu plynutia premlčacej doby, ak právnym základom bude oprávnený záujem prevádzkovateľa ( najmä v prípade uplatnenia právneho nároku). Osobné údaje budú zlikvidované, keď už nebudú potrebné na účely spracovania a po uplynutí nevyhnutnej doby na ich uchovávanie.

Práva dotknutej osoby

Ako dotknutá osoba máte práva:

  • Právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k Vašim osobným údajom – máte právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje a ak je tomu tak, máte právo získať prístup k týmto údajom a potrebné informácie.
  • Právo na opravu osobných údajov – na základe Vašej žiadosti prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opraví Vaše nesprávne osobné údaje, pripadne doplní neúplne osobné údaje.
  • Právo na vymazanie Vašich osobných údajov – máte právo dosiahnuť, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu vymazal Vaše osobné údaje, a prevádzkovateľ je povinný vymazať osobné údaje v prípadoch ak,
  • osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali
  • odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov
  • namietate voči spracúvaniu osobných údajov
  • Vaše osobné údaje sa spracúvali nezákonne
  • osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva EÚ, práva

SR

  • osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou informačnej služieb informačnej

spoločnosti na základe súhlasu zástupcu dotknutej osoby mladšej ako 16 rokov.

  • Právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov – máte právo, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie, ak nastane jeden z prípadov:
  • napadnete správnosť osobných údajov
  • spracúvanie je protizákonné a namiesto vymazania údajov požiadate o obmedzenie ich

použitia,

  • prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich

Vy na preukázanie, uplatnenie, obhajovanie právnych nárokov,

  • namietali ste voči spracúvaniu a obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov potrvá do

overenia, či oprávnené dôvody prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi oprávnenými

dôvodmi.

  • Právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov – máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi, alebo ktoré je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, vrátane namietania proti profilovaniu. Prevádzkovateľ nebude spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami, slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. V prípade, že sa Vaše osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov na takéto účely v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.
  • Právo na prenos osobných údajov – máte právo získať Vaše osobné údaje, ktoré ste poskytli prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Toto právo si môžete uplatniť len, ak sa spracúvanie osobných údajov zakladá na Vašom súhlase alebo je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.

 

Ako  dotknutá osoba máte právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania,  ktoré má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú, alebo Vás podobne ovplyvňujú.

 

Ak je spracúvanie osobných údajov založené na Vašom súhlase so spracúvaním, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania, vychádzajúceho z Vami poskytnutého súhlasu pred jeho odvolaním.

Vaše vyššie uvedené práva, ako aj odvolanie súhlasu si môžete uplatniť zaslaním Vašej žiadosti na e-mailovú adresu: pdpkez@sinet.sk alebo písomne na adresu družstva.

 

V prípade, ak dôjde k porušenie ochrany osobných údajov u prevádzkovateľa, ktoré by mohli viesť k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu oznámi porušenie ochrany osobných údajov aj Vám.

Zároveň máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, v prípade, ak prevádzkovateľ nebude riadne dodržiavať práva dotknutej osoby.

 

Ďalšie informácie

Poskytovanie Vašich osobných údajov je zmluvnou požiadavkou ako aj požiadavkou nevyhnutnou na uzatvorenie zmluvy. Osobné údaje ste prevádzkovateľovi povinný poskytnúť. V prípade neposkytnutia Vašich osobných údajov by nemohlo existovať členstvo v družstve, nemohli by ste si uplatniť Vaše práva vyplývajúce Vám z podielnických listov a nemohol vy existovať nájomný vzťah založený zmluvou.

Prevádzkovateľ nebude prijímať rozhodnutia s právnymi účinkami vzťahujúce sa na Vás ako dotknutú osobu založené výlučne na automatickom spracúvaní, vrátane profilovania.

 

6. RIZIKÁ A ODPORÚČANÉ POSTUPY

 

Každé spracovanie osobných údajov nesie so sebou určité riziká. Tie môžu byť rôzne vzhľadom na rozsah spracúvaných údajov a spôsob ich spracovania.

Odporúčané postupy, ktoré pomôžu ochrániť Vaše dáta:

Ak nám poskytujete Vaše údaje, vždy sa zamyslite nad tým, či je potrebné dané údaje poskytnúť. Najmä by ste mali starostlivo zvážiť poskytnutie údajov, ktoré s týkajú Vášho osobného života a jeho aspektov, nesúvisiacich s účelmi, na ktoré ich poskytujete alebo údajov, určených na zverejnenie. Ak máte pocit, že po Vás vyžadujeme príliš veľa údajov, kontaktujte nás, preveríme primeranosť našej požiadavky.

 

Pokiaľ nám poskytujete údaje tretích osôb ( Vašich rodinných príslušníkov, či iných zamestnancov Vášho družstva a pod.), zamyslite sa nad tým, či je toto odovzdanie nutné a potrebné. V prípade potreby si vyžiadajte súhlas takýchto tretích osôb.

 

Pokiaľ Vás niektorý z našich kolegov žiada o poskytnutie údajov, nebojte sa opýtať, či je  to potrebné a či nie je možné dosiahnuť ciele spracovania aj bez týchto údajov.

 

Osoby mladšie ako 18 rokov sú zvlášť zraniteľné. Ak sa bude odovzdávanie údajov týkať týchto osôb, je nutné zvlášť starostlivo zvážiť všetky okolnosti. Zároveň je nutné zvážiť, či na poskytnutie takýchto údajov nie je treba súhlas týchto osôb alebo ich zákonných zástupcov ( napr. rodičov ).Ak ste osobou mladšou ako 18 rokov, v prípade, keď máte pochybnosti o tom, či ste schopný sa správne rozhodnúť, prediskutujte celú záležitosť so svojim rodičom, či nás zvlášť kontaktujte.

 

Pokiaľ sa budete prihlasovať prostredníctvom hesla, použite vždy unikátne silné heslo, ktoré nebudete využívať pre iné zariadenia a prístupy. Vaše heslo nikomu neprezrádzajte, či nesprístupňujte, ani našim zamestnancom. Oznámenie Vášho hesla od Vás nikdy nebudeme vyžadovať, dajte si preto pozor, najmä na rôzne e-mailové výzvy k oznámeniu hesiel, hoci by boli podpísané pod hlavičkou družstva. V týchto prípadoch pôjde pravdepodobne o podvrhy na účely vylákania a následného zneužitia hesla. Pokiaľ nám posielate dôverné údaje, snažte sa využiť bezpečný spôsob komunikácie, napr. zaheslovaním súboru spojeným so šifrovaním a odovzdanie hesla  iným komunikačným kanálom. Pokiaľ budete mať pocit, že zo stany družstva nie sú plnené všetky povinnosti, došlo k neoprávnenému úniku dát, alebo že sa niekto vydáva neoprávnene za nášho spolupracovníka, oznámte to prosím čo najskôr a to buď  elektronicky na našu e-mailovú adresu pdpkez@sinet.sk alebo poštou na adresu sídla družstva.

 

Ako nás môžete kontaktovať?

Prípadné pripomienky a otázky k ochrane osobných údajov a pre kontakt vo veci výkonu Vašich zákonných práv, môžete použiť nasledovné kontakty:

Poľnohospodárske družstvo podielnikov Kežmarok, Nad traťou 1, 060 01 Kežmarok

e-mail: pdpkez@sinet.sk

Táto informácia o spracovaní osobných údajov je platná a účinná ku dňu 25.5.2018.

Dohľad nad spracovaním osobných údajov v našej spoločnosti zabezpečuje firma EuroTRADING s.r.o., a v súlade s  § 44 zákona č. 18/2018 Z.z. a článkom č.37 NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679, nám poskytuje zodpovednú osobu, ktorú môžete kontaktovať na adrese zo@eurotrading.sk.

Viac informácii si môžete prečítať na:  www.eurotrading.sk/zo